Réduction des coûts d’impression et d’affranchissement, fluidité et sécurisation des échanges, personnel en moins,…les TPE et PME ont tout intérêt à passer à la facture électronique. Selon Bercy, le potentiel d’économies récurrentes, une fois la facturation électronique généralisée en 2021 (objectif 2019 pour les PME et 2020 pour les TPE), s’élèvera pour les entreprises à 335 millions d’euros par an.
Gain de temps et d’argent
Les différentes études menées sur l’aspect financier montrent un rapport de 3.5 entre le coût de traitement standard d’une facture émise via papier et une facture émise électroniquement (14 euros pour une facture papier, contre 3 euros pour la version dématérialisée).
Concrètement, les gains potentiels d’une telle solution sont :
- La rapidité de traitement des factures et des litiges potentiels ;
- La diminution du nombre des litiges potentiels ;
- L’émission plus rapide du titre de paiement ;
- La comptabilisation automatique des factures ;
- La diminution du volume papier à traiter.
- La diminution des frais d’archivage ;
- La diminution des frais d’envoi papier (timbres, enveloppes, etc.).
Par ailleurs, la facture électronique renforce la sécurisation de votre process :
- Garantie d’authenticité et d’intégrité des factures transmises ;
- Suivi rigoureux de la réception des factures par l’outil de dématérialisation ;
- Possibilité de systématiser les contrôles.
Comment ça marche ?
Une facture électronique tient lieu de facture d’origine.Mais l’authenticité de son origine (par l’identification de l’émetteur) et l’intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :
- Soit au moyen d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
- Soit par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services,
- Soit sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple.
Ce n’est pas le mode de transmission électronique qui prime (il ne s’agit pas simplement d’une version électronique d’une facture-papier numérisée ou scannée, puis envoyée par courriel), mais le mode de conception de la facture.
Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet), ce qui implique que les systèmes de l’émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.
Le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.
La loi Macron du 6 août 2015, publiée au Journal Officiel le 7 août 2015, souhaite engager l’ensemble des entreprises sur la voie de la facture électronique, y compris en ce qui concerne les relations interentreprises. Dans l’attente des décrets d’application, il n’est pas inutile de se pencher sur les solutions techniques que votre entreprise adoptera.
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