Afin de lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, la loi de finances pour 2016 a instauré l’obligation à partir du 1er janvier 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés.
Pourquoi le législateur veut-il « sécuriser » les logiciels de caisse ?
Aujourd’hui, certains logiciels de caisse et caisses enregistreuses permettent d’effacer l’historique des transactions et d’ajuster la gestion des stocks du commerçant, effaçant ainsi toute trace d’encaissement dans la comptabilité de l’entreprise ; une manière de diminuer son chiffre d’affaires et de contourner la collecte de la TVA. « Le consommateur paye la TVA, mais le commerçant la conserve », soulignait l’ancien ministre de l’Economie Michel Sapin pour expliquer la mesure.
Par ailleurs, l’obligation permettra de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.
Qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse ?
Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel le professionnel enregistre les opérations effectuées avec ses clients non-professionnels qui ne sont pas assujettis à la TVA. Aux yeux du législateur, il ne faut pas tenir compte de la qualification du logiciel (de caisse, comptable ou de gestion) en question, mais retenir sa fonctionnalité de caisse.
De fait, un logiciel de gestion qui permet l’enregistrement des opérations de ventes ou de prestations de services qui concernent les clients particuliers doit être considéré comme un logiciel ou un système de caisse visé par le dispositif. De la même façon, les outils dans lesquels sont enregistrées à la fois les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d’application du dispositif.
Comment s’assurer de la conformité du logiciel ?
Tout logiciel en cours d’utilisation au 1er janvier 2018 entre dans le champ d’application de l’obligation de conformité. Pour assurer leur conformité, les logiciels doivent être certifiés par un organisme accrédité par l’administration fiscale. Pour justifier de la conformité de son système, le professionnel devra produire soit un certificat délivré par un organisme accrédité, soit une attestation individuelle de l’éditeur conforme au modèle fixé par l’administration.
Que contient l’attestation de certificat du logiciel ?
L’attestation doit être individuelle, c’est-à-dire délivrée nominativement au professionnel qui la produit. Elle est établie par l’éditeur du logiciel ou du système de caisse et doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Elle doit indiquer précisément :
- le nom et les références de ce logiciel (y compris la version du logiciel concernée et le numéro de licence quand il existe une licence) ou de ce système ; et
- La date d’acquisition du logiciel ou système par l’assujetti à la TVA.
L’attestation peut être délivrée sur un support physique ou de manière dématérialisée (par exemple, par téléchargement en ligne d’un document à compléter par l’assujetti pour y mentionner notamment son identité complète). La loi n’impose pas aux éditeurs cette délivrance spontanée. Si l’éditeur n’adresse pas d’attestation à l’utilisateur, il appartient à ce dernier de la lui réclamer !
Quels sont les risques en cas de non-conformité ?
À compter du 1er janvier 2018, en cas de contrôle, si le professionnel n’est pas en mesure de fournir un certificat de conformité de son logiciel de caisse, obtenu auprès de son éditeur ou distributeur, il disposera de 60 jours pour régulariser sa situation. Passé ce délai, il encourt une amende de 7 500 € et le risque d’un contrôle fiscal. L’amende s’applique par logiciel ou système de caisse concerné. Ainsi, lorsque le professionnel détient plusieurs logiciels ou systèmes de caisse différents, l’amende est due pour chaque outil.